Drei Prompts, mit denen du eine Mail in 30 Sekunden schreibst

Eine Mail zu schreiben kostet im Schnitt 8 Minuten. Mit der KI sind es 30 Sekunden, wenn du den richtigen Prompt hast. Hier die drei, die ich täglich nutze.

1. Antwort auf eine Anfrage

Du bist [meine Rolle, z.B. Verkaufsleiterin im KMU].
Antworte auf folgende Mail in [Du-Form / Sie-Form, Schweizer Hochdeutsch, kein Eszett].
Stil: freundlich, sachlich, kein Marketing-Sprech.
Länge: max. 4 Sätze, plus Gruss.

Mail von Kunde:
"""
[Mail einfügen]
"""

Was ich antworten will:
- [Punkt 1]
- [Punkt 2]

Wichtig: nie nur “antworte freundlich”, sondern deine drei Punkte als Bullets vorgeben. Sonst erfindet die KI freundliche Floskeln.

2. Kundenmail mit schlechter Nachricht

Schreibe eine Mail an [Person, Firma], die folgende Botschaft enthält: [konkrete Botschaft].

Tonalität:
- Empathisch, aber nicht unterwuerfig
- Klare Verantwortungsuebernahme, ohne Schuldzuweisung
- Keine Floskeln wie "vielen Dank für Ihr Verständnis"

Struktur: Anrede, max. 3 Absaetze, Grussformel.
Schliessen mit: konkrete nächste Schritte plus Frist.
Schweizer Hochdeutsch, Sie-Form, kein Eszett.

Funktioniert für Reklamationen, Verspaetungen, Preiserhöhungen, Absagen.

3. Schnell-Antwort innerhalb des Teams

Schreibe eine kurze interne Slack/Teams-Antwort an [Kollegin] zum Thema [...].
Stil: locker, Du-Form, max. 2 Sätze. Schweizer Hochdeutsch, kein Eszett.
Kontext: [was die Kollegin gefragt hat]
Was ich sagen will: [Kernbotschaft]

Gerade für Chats unschlagbar. Liefert keine Romane, sondern den Punkt.

Profi-Trick

Speichere diese drei Prompts als Custom Instructions oder als Snippets in deiner Notizen-App. Du tippst dann nur noch das Variable rein, der Rest ist immer gleich.

In Custom GPTs kannst du sogar einen “Mail-Helfer” anlegen, der dir die Vorlage gar nicht mehr zeigt, sondern direkt fragt: “Was willst du sagen, an wen, in welchem Ton?”

Drei Tage konsequent angewendet, und du gewinnst pro Tag eine halbe Stunde zurück.